EL CONTROL !!!!!!!!!!!

CONCEPTO
Control es la medición de los resultados. Actuales y pasados en relación con los esperados ya sea total o parcialmente con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO
· Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.
· Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar ls resultados.
· Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan en la ejecución y la planeación.
· Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.
Con base en estos elementos, podremos definir a la etapa de control como:La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

PRINCIPIOS

Equilibrio. A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente.
De los objetivos.
Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, si no un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.De la oportunidad.
El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe un error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control cuando no es oportuno, carece de validez y reduce la consecución de los objetivos al mínimo.
De las desviaciones.
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
CosteabilidadEl establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste presente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste reporte.
De excepción.
El control debe aplicarse, preferentemente a las actividades opcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control.
De la función controlada.
La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad en control. Este principio es básico, ya que señala que la persona por la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

CARACTERÍSTICAS
Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, éste debe reunir ciertas características para ser efectivo:
Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional.
Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee controlar.
Oportunidad.
Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan. El control será útil en tanto proporcione información en el momento adecuado.
Accesibilidad
Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación.
Ubicación estratégica.
Resulta imposible e incontable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégi

El control consiste en:

q Averiguar que es lo que sé esta haciendo,
q Comprobar resultados con lo esperado, lo que conduce a
Desaprobar los resultados en este último caso, debe agregarse la aplicación de las medidas necesarias.
Establecimiento de estándares

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización.


Tipos de estándares
1. Estándares estadísticos: se elaboran con base en el análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras.

2. Estándares fijados por apreciación: son esencialmente juicios de valor, resultado de las experiencias pasadas del administrador, en áreas en donde la ejecución personal es de gran importancia.
Estándares técnicamente elaborados: son aquellos que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo específica.
Medición de resultados
Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.
Para llevar a cabo su función, esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de información; por tanto, la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), válida (que mida realmente el fenómeno que intenta medir), con unidades de medida apropiadas, y fluida (que se canalice por los adecuados canales de comunicación).
CorrecciónLa utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares.RetroalimentaciónEl básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.

FACTORES QUE COMPRENDEN EL CONTROL.
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:
a) Cantidad
Se aplica en actividades en el que el volumen es importante.
b) Tiempo

Se controlan las fechas programadas.

c) Costo

Es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa ya que por medio de el se determinan las erogaciones de ciertas actividades.d) Calidad

Se refiere a las especificaciones que deben reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa.

EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD

Tipos de Control
Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo así clasificarse en:a) control preliminar. Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades.
b) Control concurrente. Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades, como un proceso continuo.

c) Control posterior. Se aplica después de haber realizado las actividades planeadas.

Técnicas de Control
Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control.

Las técnicas de control más usuales son:
1. SISTEMAS DE INFORMACION

· Contabilidad
· Auditoria
· Presupuesto
· Reportes, Informes
· Formas
· Archivos (memorias, expedientes, etc.)
· Computarizados
· Mecanizados

2. GRAFICAS Y DIAGRAMAS

· Proceso, Procedimientos, Gantt, etc.
· Procedimiento hombre-maquina. Mano izquierda, mano derecha, etc.

3. ESTUDIO DE METODO

· Tiempos y movimientos, estándares, etc.

4. METODOS CUANTITATIVOS

· Control Interno (programas)

Control de áreas funcionales.

Para que los gerentes de alto nivel implanten buenos sistemas de control, tienen que identificar primero las principales áreas del desempeño de su organización o unidad. Estas áreas, llamadas también áreas de resultados son aquellos aspectos de la unidad u organización que han de funcionar eficazmente si se quiere que toda la organización o unidad tenga éxito. Casi siempre incluyen actividades organizaciones o grupos muy importantes de actividades afines que ocurren en ellas; por ejemplo: Las transacciones financieras, las relaciones entre gerente y subordinados o las operaciones de producción. Los controles generales que los ejecutivos de alto nivel establecen para estas áreas claves, ayudaran a definir los sistemas de control más detallados y los estándares del gerente de nivel mas bajo.

Puntos estratégicos de control

Además de las áreas básicas del desempeño, es importante determinar los puntos críticos del sistema donde se realizara e monitores o se recogerá información, si tales puntos estratégicos de control pueden localizarse, se reducirá de manera considerable la cantidad de información que es preciso reunir o evaluar.
El método más importante y útil para seleccionar los puntos estratégicos de control consiste en centrarse en los elementos más importantes de una operación determinada. Por lo regular, solo un pequeño porcentaje de las actividades, Acontecimientos, individuales u objetos de una operación explicaran una elevada proporción de los gastos o problemas que harán de afrontar los gerentes, por ejemplo, 10% de los productos de un fabricante posiblemente representen 60% de sus ventas 80% de las quejas del personal; 20% de los distritos policiales de una ciudad pueden constituir 70 % de los crímenes violentos que se cometen en ella.
Otra consideración útil al seleccionar los puntos de control estratégicos de control de una empresa es la ubicación de las áreas en las que se operan el cambio. Así, en el sistema con que una empresa llénalos pedidos del cliente, ocurre un cambio cuando la orden de compra se convierte en factura, cuando un elemento del inventario se transforma en un producto que debe embarcarse o cuando este forma parte de una carga de camión. Puesto que es más probable que se incurra en errores cuando se producen tales cambios, vigilar los puntos del cambio es casi siempre una manera muy confiable de controlar una operación.

Características de los sistemas eficaces de control

Los sistemas confiables y eficaces de control presentan ciertas características comunes, cuya importancia relativa varia según las circunstancias individuales, pero en general los sistemas de control se fortalecen con su presencia.

Precisa. La información referente al desempeño tiene que ser precisa. Los datos mal provenidos al control pueden hacer que la organización emprenda acciones que no lograran corregir el problema o crearan uno cuando no lo haya. Valuar la precisión de la información que se recibe es una de las funcione más importantes que deben cumplir los gerentes.

Oportunidad. La información debe reunirse, enviarse a quien corresponda y evaluarse rápidamente si se quiere tomar medidas a tiempo para lograr mejoras.
Objetiva y completa. La información aportada por un sistema de control deberá ser completa y los que la utilicen han de considerarla objetiva. Cuando menos subjetivo o ambiguo sea el sistema de control, Mayores probabilidades habrá de que las personas reaccionen de manera conocedora y eficiente ante la información que reciben. Un sistema de control difícil de entender provocara errores innecesarios y conjunción o frustración entre los empleados.

Centrada en puntos estratégicos de control. El sistema de control ha de centrarse en las áreas donde las desviaciones respecto a los estándares tienen mayores probabilidades de causar daño. El sistema habrá de concentrarse así mismo en los puntos donde las medidas correctivas puedan aplicarse con la máxima eficacia.

Económicamente realista. El costo de instalar un sistema de control deberá ser menor, o por lo menos igual, que los beneficios que aporte. La mejor manera de reducir al mínimo los gastos superfluos es en un sistema de control consiste en hacer la cantidad mínima que se requiere para garantizar que la actividad vigilada llegue a la meta deseada.

Organizacionalmente realista. El sistema de control ha de ser compatible con las realidades de la organización. Por ejemplo, las personas han de ser capaces de advertir una relación entre los niveles de desempeño que les pide alcanzar y los premios que obtendrán con ellos. Más aun, todos los estándares del desempeño deben ser realistas. La diferencia del estatus entre los individuos ha de ser reconocidas también. Aquellos que tienen la obligación de comunicar las desviaciones a alguien quien juzgan como un trabajador de nivel mas bajo quizá dejen de tomar en serio el sistema de control.

Coordinada con el flujo de trabajo de la organización. La información relacionada con el control necesita estar coordinada con el flujo de trabajo en toda la organización por dos razones: En primer lugar, es posible que cada paso en el proceso del trabajo afecte al éxito o fracaso de toda la operación. En segundo lugar, la información debe llegar a cuantos la deben recibir.

Flexible. Actualmente pocas organizaciones se encuentran en un ambiente tan estable que no tengan que esforzarse ante la posibilidad del cambio. En casi todas las organizaciones, los controles han de ser flexibles a fin de que las organizaciones puedan reaccionar rápidamente para superar los cambios adversos o bien para aprovechar las oportunidades que se le presenten.

Prescriptiva y operacional. Los buenos sistemas de control deberían iniciar después de detectar una desviación respecto a los estándares, cuales son las medidas correctivas que convienen aplicar. La información se concentrara en una forma utilizable cuando llegue el encargado de tomar las medidas que correspondan.

Aceptable para los miembros de la organización. Para que los miembros de la organización acepten a un sistema de control los controles deberán relacionarse con metas significativas y aceptadas. Tales metas deben de reflejar el lenguaje y las actividades de aquellos que están directamente interesados en el control. Así, los ejecutivos de alta gerencia se interesan en el desempeño financiero. En su nivel, el sistema tendrá que relacionar por lo menos algunos controles con los resultados y el presupuesto financieros. Sin embargo en el caso de los supervisores de primera línea, el control deberá relacionarse con cosas tangibles como las horas de trabajo, él numero de productos generados, los porcentajes de objetivos rechazados, el tiempo ocioso y la perdida de materiales. Desde su punto de vista los controles serán significativos si se le suministra información oportuna y objetiva sobre las actividades diarias.