Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
Elementos del Concepto.
Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.
Sistematización. Las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente para facilitar el trabajo y la eficiencia.Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. En la organización surge la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.
Jerárquica. La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.
Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
Importancia de la Organización.
Ø Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
Ø Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
Ø Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
Ø Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
Ø Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.
Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.
Este es un principio general, válido tanto en la administración de empresas como en cualquier institución.
Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.
Tipos de Organización
Organización formal
Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio.
Es la organización planeada; la que está en el papel.
Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.
En otros términos, es la organización formalmente oficializada.
Organización informal
Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.
Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.
La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.
Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos.
La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.
A continuación se enumeran y explican los elementos de la organización los cuales, una vez comprendidos y asimilados coadyuvaran en una mejor administración:
Elementos o Principios de la organización:
División del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas:
La primera; (jerarquización) que dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia.
La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre si con precisión.
Reglas:
1. Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social, deben ser los mínimos e indispensables.
2. Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel (lineal, funcional y/o staff).
La segunda; (departamentalización) que divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades específicas, con base en su similitud.
Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:
v Listar todas las funciones de la empresa.
v Clasificarlas.
v Agruparlas según un orden jerárquico.
v Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
v Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.
v Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
v El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y lasnecesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.
Tipos de Departamentalización
1) Funcional.Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función principal.
2) Por producto.
Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departa mentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si.
3) Geográfica o por Territorios
4) Por clientes
Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.
5) Por Proceso o Equipo
En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una planta automotriz, la agrupación por proceso.
6) Por Secuencia
Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno delos turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.
Coordinación. Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en desarrollo de los objetivos.
Ésta fase posee aspectos tales como:
*Definir las funciones y actividades necesarias para el logro de los objetivos, integrarlas en unidades orgánicas y coordinadas entre sí.
*Jerarquizar la autoridad a cada jefe de cada una de esas unidades orgánicas.
*Definir cada puesto en cuanto a sus requerimientos, tareas y relaciones con los demás elementos de la organización.
Tramo o Radio de control: Se refiere al número de empleados o secciones que deben depender directamente de un jefe.
Principio de excepción: Las autoridades superiores de una empresa solo deben decidir en aquellos casos que salen de lo común
Estos aspectos no son rígidos e inflexibles sino deben estar acorde con cambios tecnológicos que afecten a la organización.
Principio Centralización y Descentralización: Una empresa es centralizada cuando la autoridad esta descentralizada, cuando la autoridad esta repartida en distintos puntos.
Proceso de la organización
División del trabajo
Separación y delimitación de actividades, con el fin de realizarlas con precisión, eficiencia, mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización.
Descripción de las funciones
Recopilación ordenada y clasificada de los factores y actividades necesarias para llevar a cabo un trabajo. Técnicas de Análisis de Puestos y Cuadro de Distribución de Actividades.
Departamentalización:
Agrupación de actividades y funciones en unidades especificas con base en su similitud.
Jerarquización
Disposición de las funciones por orden de rango e importancia.
Coordinación
Lograr la unidad de esfuerzos a través de la sincronización de los Recursos que integran la empresa. Con el fin de lograr eficazmente los objetivos.
Herramientas de la Organización
v Los organigramas
Una de las herramientas más importantes al definir la estructura orgánica de la empresa es el "organigrama", pero desgraciadamente, una preocupación por la técnica de confección del mismo puede hacer que se pierda de vista los fines básicos de su diseño.
Que hacen los organigramas?:
1) Establecen la comprensión de los problemas de comunicación;
2) Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y complejidades estructurales
3) Proporcionan una imagen gráfica de la empresa a terceros.
Los organigramas, en su forma más simple, únicamente muestran las unidades y relaciones funcionales. En un estado más complejo, pueden añadirse el titular del puesto de trabajo u oficina, las responsabilidades principales, los comités, e incluso las relaciones de comunicación. Sin embargo son tan grandes y complejas que en tales organigramas pueden verse únicamente puestos claves o segmentos de la organización.
¿Qué es un organigrama?
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.
¿Cuál es el objeto de los organigramas?
Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.
¿Cuál es la utilidad de los organigramas?
v Brindan una imagen formal de la organización.
v Son una fuente de consulta oficial.
v Facilitan el conocimiento de una empresa, así como de sus relaciones de jerarquía.
v Constituyen un elemento técnico valioso para hacer análisis organizacional.
v Muestran la división de funciones.
v Muestran los niveles jerárquicos.
v Las líneas de autoridad y responsabilidad.
v Los canales formales de la comunicación.
v La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.
v Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
Ventajas:
Entre las principales ventajas que proporciona el uso de organigramas, podemos mencionar las siguientes:
ü Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.
ü Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.
ü Muestra quién depende de quién.
ü Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles.
ü Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
ü Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se propongan en la reorganización, al hacer planes a corto y largo plazo, y al formular el plan ideal.
Desventajas
Algunos funcionarios de empresas justifican el no usar organigramas dentro de su organización debido a que el organigrama tiende a exacerbar en las personas el sentimiento de ser superiores o inferiores, a destruir el espíritu de trabajo en equipo y a dar a las personas que ocupan un cuadro en el mismo, una sensación demasiado grande de "propiedad". Pero como ya se menciono anteriormente, esto no es más que un pretexto.
Sin embargo, los organigramas presentan importantes limitaciones:
ü Sólo muestra las relaciones de autoridad formales pero omite un cúmulo de relaciones informales e informales significativas.
ü Se señalan las principales relaciones de línea o formales más no indica cuánta autoridad existe en cualquier punto de la estructura.
ü Muchos organigramas muestran las estructuras como se supone que deben ser, o solían ser, y no cómo son en realidad. Los administradores olvidan que las organizaciones son dinámicas y que las gráficas deben rediseñarse.
¿Cuáles son los criterios para preparar un organigrama?
1)Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.
2) Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma clara y comprensible.
3) Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.
4) Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio, en función de su objeto.
5) Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.
El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:
Títulos de descripción condensada de las actividades.
Nombre del funcionario que formuló las cartas.
Fecha de formulación.
Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.)
Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales).
Clasificación:
Los organigramas se pueden clasificar dentro de tres grandes grupos de acuerdo a diferentes criterios que son: por su ámbito y por su presentación.
Por su ámbito:
Generales: Presentan toda la organización y sus interrelaciones; se llaman también carta maestra.
Específicos: Representan la organización de un departamento o sección de una empresa.
Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o más detallada. Son complemento de los analíticos.
Por su contenido:
ü Integrales: Es el que hace una representación en términos generales de los nombres de cada unidad administrativa de la empresa.
ü Funcionales: Es el que hace una representación de las principales funciones que tienen asignado cada unidad administrativa.
ü De puestos: Es el que indica en cada unidad administrativa el numero de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas.
Por su presentación:
Verticales: En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente.
Algunos autores acostumbran poner la margen, en la altura correspondiente, la clase de nivel administrativo: alta administración, administración intermedia, administración inferior. A veces separan estos niveles jerárquicos con líneas punteadas. Son los más usados.
Horizontales: Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha. Son muy pocos usados.
Mixtos: La presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de gratificación. Se recomienda su utilización en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.
Organigrama circular: Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas, que representan los canales de autoridad y responsabilidad.
TÉCNICAS PARA LA CREACIÓN DE UN ORGANIGRAMA:
v Las casillas deben ser rectangulares.
v Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano inmediato que va a recibir las órdenes del anterior.
v Las líneas de nivel son siempre horizontales.
v A las unidades de mando, las líneas de mando les caen siempre en forma vertical y por el lado superior del rectángulo.
v Para los organigramas consultivos la línea que indica su relación de dependencia, es horizontal, tocándose por los lados menores del rectángulo.
Al construir un organigrama se debe tener presente:
v Delimitar con precisión las unidades o Dependencias.
v Señalar de la forma más completa las relaciones existentes.
v Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico.
v Señalar mediante las técnicas de elaboración las relaciones de:
v Línea o Ejecución: Línea de mando debe caer verticalmente.
v Estado Mayor o Staff: La línea que indica su relación es horizontal.
v Línea Punteada: Para indicar relaciones de Coordinación.
v Línea Quebrada: Representa discontinuidades.
v Las unidades que no tienen claramente definidas su ubicación administrativa, pueden colocarse en el nivel especial.
v Cuando el número de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su inclusión en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente.
v Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera utilidad está en revisarlo y actualizarlo periódicamente.
Presentación básica de un organigrama.
Se puede notar en este organigrama que el nivel jerárquico superior lo conforma la Gerencia General, y ésta tiene cuatro subordinados, a saber: Producción, Mercadeo, Finanzas y Personal.
v Manuales Administrativos
¿Qué es un Manual Administrativo?
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.
¿Cuáles son los objetivos de los manuales?
v Presentar una visión de conjunto de la organización.
v Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
v Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.
v Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
v Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
v Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
v Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.
¿Cómo se clasifican los manuales?
Por su contenido se clasifican en:
v De organización: dónde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa.
v De procedimientos: acá se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.
v De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.
v De Bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.
Por su ámbito:
Ø Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.
Ø Específicos: que consignan información de un área o específica.
Por su función específica o área de actividad:
1. De personal.
2. De ventas.
3. De producción o ingeniería.
4. De finanzas.
5. Generales, que se ocupen de dos o más funciones específicas.
6. Otras funciones.
Ventajas:
v Logra y mantiene un sólido plan de organización.
v Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
v Facilita el estudio de los problemas de organización.
v Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.
v Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.
v Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
v Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
v Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
v La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
v Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.
v Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.
Desventajas
v Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
v Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
v Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
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